E-fatura, elektronik olarak oluşturulan ve alıcıya gönderilen fiziksel bir faturadır. E-Fatura, faturaların sadece sistemde kayıtlı alıcılara gönderilip alınmasını sağlar. Bir diğer e-fatura olan E-Arşiv Fatura, sistemde kayıtlı olmayan kullanıcılara fatura gönderilmesine olanak tanır. E-Arşiv faturalama uygulamasını kullanırken oluşturulan elektronik faturaların sanal sistemde güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak mümkündür ancak bazı noktalara dikkat edilmelidir. Bu konulardan biri de imzalardır.
Elektronik olarak dosyalanan faturalar imzalanmalıdır. E-Arşiv fatura'da diğer elektronik faturalarda olduğu gibi imza ve kaşe bilgilerinin yer alması zorunludur. Günümüz teknolojisi ile elektronik imza yöntemleri kullanılarak E-Arşiv fatura imzalanabilmektedir. E-imza yöntemleri için Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) sistemi mevcuttur. Diğer bir seçenek ise elektronik olarak dosyalanan fatura belgesini yazıcıdan kağıda yazdırıp üzerine ıslak imza atmaktır.
E-Arşiv fatura nedir?
E-Arşiv fatura, basit bir ifadeyle, e-fatura mükellefi olmayan mesela genel halktan kullanıcılara fatura gönderebilen ve elektronik faturaları güvenli bir şekilde kaydedebilen bir uygulamadır. E-Arşiv fatura uygulaması ile oluşturulan e-faturalar sanal sistemde güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Bu sanal sistemlerde herhangi bir hasar kalmamaktadır.Aynı şekilde, herkes e-faturaları gönderebilir. Bu fatura türü çevresel ve ekonomik özellikleriyle öne çıkmaktadır. Günümüzde e-ticaret platformları başta olmak üzere çeşitli alanlarda kullanılan faturaların çoğu E-Arşiv faturalarıdır.
Faturaları e-fatura olarak dosyalamanın avantajları nelerdir?
Elektronik olarak dosyalanan faturaların öne çıkan özelliklerinden bazıları şunlardır:
Çevre Dostu: E-Arşiv Fatura, standart basılı fatura belgelerinin aksine herhangi bir mürekkep veya kağıt kullanmaz. E-Arşiv Fatura elektronik sistemler üzerinde geliştirilmiştir. E-Arşiv Fatura, kağıt kullanımını en aza indiren, son derece çevre dostu bir faturalandırma uygulamasıdır.
Daha ekonomik: Elektronik olarak dosyalanan faturalar kağıda basılmaz. Bu nedenle kağıt ve baskı maliyeti gerekmez. Elektronik ortamda oluşturulan E-Arşiv Fatura, baskı maliyeti olmadan baskı maliyetini ortadan kaldırır.
Faturaları Elektronik Olarak Dosyalamak İçin Gerekli Bilgiler
E-Arşiv Fatura belgesi, elektronik faturaları kolayca ve uygun maliyetle oluşturup sanal bir sisteme kaydedebilir, tam ve doğru bilgileri içermelidir. Bugün bir E-Arşiv Fatura dosyasında bulunması gereken dosyalardan bazıları şunlardır:
- - Elektronik dosyalama fatura tarihi ve dosya numarası
- - Faturayı kesen tarafın bilgileri (adı, işletme adı (varsa), işletme adresi, vergi dairesi ve vergi numarası)
- - Müşterinin adı ve soyadı (adı, soyadı, varsa işletme adı, işletme adresi ve işletme telefon numarası) gibi bilgiler,
E-Arşiv Fatura ek zorunlulukları
E-Arşiv Fatura'da ıslak imza, kaşe gibi yükümlülüklerin yanı sıra farklı hususlar da bulunmaktadır. E-arşiv faturanın geçerli sayılabilmesi için bu hususların eksiksiz olarak yerine getirilmiş olması çok önemlidir. E-Arşiv fatura yükümlülüklerinden bazıları şunlardır:
- - Alıcı ve satıcı ile ilgili tüm bilgiler e-arşiv faturada tüm detaylarıyla yer almalıdır.
- - E-arşiv fatura olarak düzenlenen faturalar ıslak imza veya elektronik imza ile imzalanmalıdır.
- - E-arşiv fatura olarak dosyalanan fatura belgesinin imzası ile kaşelenmelidir.
- - Bu tür faturaların mali damgası olmalıdır.